Prise de rendez-vous automatique pendant l'appel
Kalyvox lit vos disponibilités réelles, propose les créneaux libres et enregistre le rendez-vous dans votre agenda avant que l'appelant ne raccroche.
Essai gratuit 7 jours- Google Agenda
- Microsoft Outlook
- Lien de réservation par SMS ou email
Un rendez-vous pris pendant l'appel vaut dix rappels promis
Dans la plupart des activités qui reçoivent des appels entrants, la valeur ne se crée pas au moment où le téléphone sonne mais au moment où une date est posée. Tant qu'aucun créneau n'est fixé, la demande reste une intention : l'appelant compare, appelle un concurrent, ou oublie tout simplement de rappeler. Les études internes que nous menons sur les appels traités par Kalyvox montrent le même schéma partout : les demandes converties en rendez-vous pendant l'appel aboutissent bien plus souvent que celles renvoyées à « je vous rappelle pour convenir d'un créneau ».
L'intégration agenda de Kalyvox supprime cet intervalle. L'assistant téléphonique lit vos disponibilités réelles au moment de l'appel, propose deux ou trois créneaux compatibles avec vos règles, confirme oralement avec l'appelant puis écrit l'événement dans Google Agenda ou Microsoft Outlook. Si vous ne souhaitez pas connecter d'agenda, l'assistant bascule sur le partage d'un lien de réservation, envoyé par SMS lorsque le numéro est un mobile, ou par email dans les autres cas.
Pourquoi la prise de rendez-vous manuelle vous coûte cher
Un rendez-vous non fixé pendant l'appel est un rendez-vous qui n'aura probablement jamais lieu.
Comment ça fonctionne
Connectez votre agenda
Google Agenda ou Microsoft Outlook, en une autorisation depuis vos paramètres. Aucune installation.
Définissez vos règles
Durée des rendez-vous, plages autorisées, délai minimum avant réservation, motifs proposés.
L'assistant réserve
Pendant l'appel, il propose deux ou trois créneaux libres, confirme et crée l'événement.
Ce qu'il faut avant de commencer
- Un compte Google Workspace / Gmail ou Microsoft 365, avec le droit d'autoriser une application tierce.
- L'agenda dans lequel les rendez-vous doivent être créés (agenda principal ou agenda dédié).
- Vos horaires d'ouverture et la durée type d'un rendez-vous.
- Pour le partage de lien : votre lien de réservation existant (Calendly ou équivalent).
Temps de mise en place constaté : environ 5 minutes, dans Paramètres → Rendez-vous de votre tableau de bord.
Comment chaque métier l'utilise
Les règles de réservation ne se ressemblent pas d'un métier à l'autre. Voici quatre configurations fréquentes.
Plomberie et dépannage
Deux types de créneaux : intervention urgente dans la journée et visite de devis. L'assistant qualifie d'abord l'urgence, puis ne propose des créneaux de devis que sur les plages de déplacement définies.
Voir la page métierCabinets dentaires
Durées différenciées selon le motif (contrôle, urgence, première visite) et délai minimum avant le premier créneau proposé, pour laisser le temps de préparer le dossier.
Voir la page métierGarages et carrosseries
Réservation d'un créneau de dépose véhicule, avec le motif et le modèle notés dans l'événement pour préparer la baie et les pièces.
Voir la page métierCabinets d'avocats et experts-comptables
Premier rendez-vous de qualification calé automatiquement, avec un résumé du dossier évoqué au téléphone dans la description de l'événement.
Voir la page métierDisponibilité selon votre plan
Solo
Inclus
Pro
Inclus
Business
Inclus
La prise de rendez-vous et la synchronisation d'agenda sont incluses dans tous les plans, dès Solo.
Voir les tarifsLimites et bonnes pratiques
Autant le dire clairement : voici ce que l'intégration agenda ne fait pas, et comment éviter les mauvaises surprises.
Elle ne réorganise pas votre planning
L'assistant réserve sur des plages libres ; il ne déplace jamais un rendez-vous existant et ne surcharge pas un créneau déjà pris.
Un agenda à jour reste indispensable
Les indisponibilités notées sur papier ou dans un autre outil ne sont pas visibles. Bloquez congés et interventions directement dans l'agenda connecté.
Un seul mode de réservation à la fois
Agenda Google, Outlook ou partage de lien : les modes sont exclusifs pour éviter deux sources de vérité contradictoires.
Prévoyez un délai tampon
Un délai minimum d'une à deux heures avant le premier créneau proposé évite les rendez-vous pris quinze minutes avant votre arrivée.
Données et sécurité
Autorisation limitée
Kalyvox demande uniquement la lecture des disponibilités et la création d'événements sur l'agenda que vous désignez.
Révocation immédiate
Vous coupez la connexion depuis vos paramètres Kalyvox, ou depuis votre compte Google / Microsoft. L'accès cesse aussitôt.
Hébergement européen
Les données d'appel et de rendez-vous sont hébergées dans l'Union européenne, conformément au RGPD.
Ce qui est écrit dans votre agenda
Chaque événement créé par l'assistant contient les informations nécessaires pour préparer le rendez-vous sans rappeler l'appelant.
- Date et heure
- Créneau choisi par l'appelant parmi vos disponibilités réelles, avec la durée définie dans vos règles.
- Motif du rendez-vous
- Intention détectée pendant la conversation (devis, dépannage, première consultation, suivi…).
- Coordonnées de l'appelant
- Nom, numéro de rappel et, lorsqu'il est communiqué, l'email ou l'adresse d'intervention.
- Résumé de l'appel
- Synthèse rédigée automatiquement, ajoutée dans la description de l'événement.
- Lien vers l'appel
- Renvoi vers la fiche d'appel Kalyvox pour retrouver la transcription complète.
Ce que ça change au quotidien
Pas d'agenda connecté ? Le lien de réservation
Kalyvox détecte si le numéro est un mobile et envoie votre lien de réservation par SMS. Sinon, il demande une adresse email et l'envoie par mail.
Cabinets et cliniques
Les demandes de consultation sont qualifiées puis placées sur le bon type de créneau, sans mobiliser le secrétariat.
Artisans et interventions
Le rendez-vous de visite est calé selon votre zone d'intervention et vos plages de déplacement.