Disponibilités réelles
Kalyvox consulte l’agenda connecté avant de proposer un créneau.
Intégrations Kalyvox Intégration agenda
Prise de rendez-vous automatique pendant l'appel
Kalyvox lit vos disponibilités réelles, propose les créneaux libres et enregistre le rendez-vous dans votre agenda avant que l'appelant ne raccroche.
Comment l’intégration s’insère dans le parcours d’appel
INTÉGRÉ AU PARCOURS D’APPELL'assistant téléphonique fixe les rendez-vous directement dans votre agenda.
Réservé pendant l’appel
Le rendez-vous est confirmé avant que l’appelant ne raccroche.
Accès contrôlé
La connexion est limitée aux autorisations nécessaires à la prise de rendez-vous.
POURQUOI C’EST UTILE
Un rendez-vous pris pendant l'appel vaut dix rappels promis
Dans la plupart des activités qui reçoivent des appels entrants, la valeur ne se crée pas au moment où le téléphone sonne mais au moment où une date est posée. Tant qu'aucun créneau n'est fixé, la demande reste une intention : l'appelant compare, appelle un concurrent, ou oublie tout simplement de rappeler. Les études internes que nous menons sur les appels traités par Kalyvox montrent le même schéma partout : les demandes converties en rendez-vous pendant l'appel aboutissent bien plus souvent que celles renvoyées à « je vous rappelle pour convenir d'un créneau ».
L'intégration agenda de Kalyvox supprime cet intervalle. L'assistant téléphonique lit vos disponibilités réelles au moment de l'appel, propose deux ou trois créneaux compatibles avec vos règles, confirme oralement avec l'appelant puis écrit l'événement dans Google Agenda ou Microsoft Outlook. Si vous ne souhaitez pas connecter d'agenda, l'assistant bascule sur le partage d'un lien de réservation, envoyé par SMS lorsque le numéro est un mobile, ou par email dans les autres cas.
AVANT / APRÈS
Pourquoi la prise de rendez-vous manuelle vous coûte cher
Un rendez-vous non fixé pendant l'appel est un rendez-vous qui n'aura probablement jamais lieu.
« Je vous rappelle pour convenir d'un créneau »
Double réservation sur le même créneau
Rendez-vous notés sur un carnet, jamais reportés
Appels en soirée ou le week-end sans réponse
Le créneau est confirmé pendant l'appel, sans rappel à faire
Lecture des disponibilités en temps réel avant de proposer
Événement créé dans l'agenda avec le motif et les coordonnées
Les rendez-vous se prennent 24 h/24, même hors horaires
PARCOURS AGENDA
La disponibilité devient une action pendant la même conversation.
L'assistant téléphonique fixe les rendez-vous directement dans votre agenda.
Contexte d’appel PRÊT
Motif détectéStructuré pendant l’appel
PrioritéVotre règle appliquée
Prochaine actionAgenda
Agenda
CONNECTÉLa suite utilise le contexte déjà collecté.
Chaque événement créé par l'assistant contient les informations nécessaires pour préparer le rendez-vous sans rappeler l'appelant.
Pas de double saisie
Parcours
AppelKalyvoxAgenda
Seul le contexte utile continue
Le périmètre de connexion reste contrôlé
Résultat
Ce que ça change au quotidien
Kalyvox détecte si le numéro est un mobile et envoie votre lien de réservation par SMS. Sinon, il demande une adresse email et l'envoie par mail.
COMMENT ÇA FONCTIONNE
Comment ça fonctionne
01
Connectez votre agenda
Google Agenda ou Microsoft Outlook, en une autorisation depuis vos paramètres. Aucune installation.
02
Définissez vos règles
Durée des rendez-vous, plages autorisées, délai minimum avant réservation, motifs proposés.
03
L'assistant réserve
Pendant l'appel, il propose deux ou trois créneaux libres, confirme et crée l'événement.
DONNÉES ÉCHANGÉES
Ce qui est écrit dans votre agenda
Chaque événement créé par l'assistant contient les informations nécessaires pour préparer le rendez-vous sans rappeler l'appelant.
- Date et heure
- Créneau choisi par l'appelant parmi vos disponibilités réelles, avec la durée définie dans vos règles.
- Motif du rendez-vous
- Intention détectée pendant la conversation (devis, dépannage, première consultation, suivi…).
- Coordonnées de l'appelant
- Nom, numéro de rappel et, lorsqu'il est communiqué, l'email ou l'adresse d'intervention.
- Résumé de l'appel
- Synthèse rédigée automatiquement, ajoutée dans la description de l'événement.
- Lien vers l'appel
- Renvoi vers la fiche d'appel Kalyvox pour retrouver la transcription complète.
USAGES CONCRETS
Ce que ça change au quotidien
01
Pas d'agenda connecté ? Le lien de réservation
Kalyvox détecte si le numéro est un mobile et envoie votre lien de réservation par SMS. Sinon, il demande une adresse email et l'envoie par mail.
02
Cabinets et cliniques
Les demandes de consultation sont qualifiées puis placées sur le bon type de créneau, sans mobiliser le secrétariat.
03
Artisans et interventions
Le rendez-vous de visite est calé selon votre zone d'intervention et vos plages de déplacement.
WORKFLOW CONNECTÉ
Agenda
L'assistant téléphonique fixe les rendez-vous directement dans votre agenda.
Contexte d’appel conservéAVANT DE COMMENCER
Ce qu'il faut avant de commencer
- Un compte Google Workspace / Gmail ou Microsoft 365, avec le droit d'autoriser une application tierce.
- L'agenda dans lequel les rendez-vous doivent être créés (agenda principal ou agenda dédié).
- Vos horaires d'ouverture et la durée type d'un rendez-vous.
- Pour le partage de lien : votre lien de réservation existant (Calendly ou équivalent).
PAR MÉTIER
Comment chaque métier l'utilise
Les règles de réservation ne se ressemblent pas d'un métier à l'autre. Voici quatre configurations fréquentes.
EXEMPLE MÉTIER
Plomberie et dépannage
Deux types de créneaux : intervention urgente dans la journée et visite de devis. L'assistant qualifie d'abord l'urgence, puis ne propose des créneaux de devis que sur les plages de déplacement définies.
Voir cette page EXEMPLE MÉTIERCabinets dentaires
Durées différenciées selon le motif (contrôle, urgence, première visite) et délai minimum avant le premier créneau proposé, pour laisser le temps de préparer le dossier.
Voir cette page EXEMPLE MÉTIERGarages et carrosseries
Réservation d'un créneau de dépose véhicule, avec le motif et le modèle notés dans l'événement pour préparer la baie et les pièces.
Voir cette page EXEMPLE MÉTIERCabinets d'avocats et experts-comptables
Premier rendez-vous de qualification calé automatiquement, avec un résumé du dossier évoqué au téléphone dans la description de l'événement.
Voir cette pageLIMITES
Limites et bonnes pratiques
Autant le dire clairement : voici ce que l'intégration agenda ne fait pas, et comment éviter les mauvaises surprises.
Elle ne réorganise pas votre planning
L'assistant réserve sur des plages libres ; il ne déplace jamais un rendez-vous existant et ne surcharge pas un créneau déjà pris.
Un agenda à jour reste indispensable
Les indisponibilités notées sur papier ou dans un autre outil ne sont pas visibles. Bloquez congés et interventions directement dans l'agenda connecté.
Un seul mode de réservation à la fois
Agenda Google, Outlook ou partage de lien : les modes sont exclusifs pour éviter deux sources de vérité contradictoires.
Prévoyez un délai tampon
Un délai minimum d'une à deux heures avant le premier créneau proposé évite les rendez-vous pris quinze minutes avant votre arrivée.
DONNÉES & SÉCURITÉ
Données et sécurité
Autorisation limitée
Kalyvox demande uniquement la lecture des disponibilités et la création d'événements sur l'agenda que vous désignez.
Révocation immédiate
Vous coupez la connexion depuis vos paramètres Kalyvox, ou depuis votre compte Google / Microsoft. L'accès cesse aussitôt.
Hébergement européen
Les données d'appel et de rendez-vous sont hébergées dans l'Union européenne, conformément au RGPD.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Questions sur l’intégration Agenda
Quels agendas sont compatibles ?
Google Agenda et Microsoft Outlook (Microsoft 365). Si vous utilisez un autre outil, le partage de lien de réservation permet de couvrir la plupart des cas, y compris Calendly.
L'assistant peut-il créer un double rendez-vous ?
Non. Les disponibilités sont relues au moment de l'appel et le créneau est réservé immédiatement après la confirmation de l'appelant.
Puis-je limiter les plages réservables ?
Oui. Vous définissez les jours, les heures, la durée et un délai minimum avant le premier créneau proposé.
Que se passe-t-il si l'appelant veut annuler ?
L'appel est enregistré comme demande d'annulation et remonte dans votre tableau de bord, avec le rendez-vous concerné.
Faut-il un agenda dédié ou puis-je utiliser le mien ?
Les deux fonctionnent. Un agenda dédié facilite le suivi des rendez-vous pris par l'assistant, mais votre agenda principal convient parfaitement si vos indisponibilités y sont déjà bloquées.
L'appelant reçoit-il une confirmation ?
Oui lorsqu'une adresse email est communiquée : l'invitation est envoyée par votre agenda. En l'absence d'email, la confirmation est orale et le rendez-vous reste visible dans votre tableau de bord.
Et si plusieurs personnes partagent le même agenda ?
L'assistant respecte l'ensemble des événements présents sur l'agenda connecté, quelle que soit la personne qui les a créés. Pour des plannings individuels, connectez l'agenda de la personne concernée.
Le rendez-vous est-il pris en dehors des horaires d'ouverture ?
L'appel peut avoir lieu la nuit ou le week-end, mais le créneau proposé reste dans les plages que vous avez autorisées.
Puis-je utiliser Calendly avec Kalyvox ?
Oui, via le partage de lien de réservation : l'assistant envoie votre lien Calendly par SMS ou par email à la fin de l'appel.
Cette fonctionnalité est-elle incluse dans mon plan ?
Oui, la prise de rendez-vous et la synchronisation d'agenda sont incluses dans tous les plans Kalyvox, dès Solo.
CONNECTER LA SUITE
Connectez Agenda à votre parcours Kalyvox.
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