Un assistant téléphonique adapté à chaque secteur
Vous décidez quand activer Kalyvox : en fermeture, en débordement ou en continu. Chaque appel devient un ticket qualifié, prêt à être traité.
Trois façons d'activer l'assistant
Le même assistant, trois régimes de fonctionnement. La plupart des entreprises commencent par le premier, puis élargissent une fois le réflexe pris.
En dehors des horaires
L'assistant ne prend la ligne que le soir, le week-end et pendant les congés. C'est le réglage le plus prudent : rien ne change pour vos clients aux heures ouvrées, et vous récupérez les appels qui tombaient jusqu'ici sur la messagerie.
En débordement
L'assistant n'intervient que si la ligne est occupée ou après quatre à cinq sonneries. Votre équipe garde la main sur les appels qu'elle peut prendre, et plus personne n'entend une tonalité occupée pendant un pic d'activité.
En continu
L'assistant prend tous les appels et transfère au bon interlocuteur selon le motif. C'est le régime des activités dont l'équipe est rarement disponible : chantiers, consultations, interventions, service en salle.
Cinq situations d'appel traitées en autonomie
Ces cinq scénarios représentent la majorité des appels entrants d'une petite structure, quel que soit le métier.
L'appel qui arrive pendant que vous travaillez
Vous êtes en rendez-vous, en intervention ou au volant. L'assistant prend l'appel, qualifie la demande et vous laisse rappeler au bon moment, avec le contexte complet plutôt qu'un simple numéro.
La demande de rendez-vous
L'assistant recueille l'objet, la durée nécessaire et les disponibilités, puis propose un créneau depuis votre agenda connecté. Vous gardez la possibilité de valider manuellement les rendez-vous sensibles.
L'urgence à faire remonter tout de suite
Vous définissez ce qui constitue une urgence dans votre métier. Quand l'assistant la détecte, il transfère immédiatement ou envoie une alerte prioritaire, au lieu de la noyer dans la liste des rappels.
Le démarchage et les appels hors périmètre
Fournisseurs, prestations que vous ne réalisez pas, zones où vous n'intervenez pas : l'assistant répond, clôt poliment et ne vous remonte rien, ou marque la demande comme hors périmètre selon votre choix.
L'appel hors horaires
Le soir et le week-end, l'assistant annonce vos horaires réels, prend la demande et vous la transmet pour le lendemain matin. L'appelant obtient une réponse immédiate au lieu d'une messagerie.
PME / TPE
Le défi
Vous êtes seul(e) ou en petite équipe. Chaque minute compte, mais les appels entrants vous interrompent pendant vos rendez-vous et déplacements.
La solution Kalyvox
Kalyvox prend le relais instantanément. L'assistant qualifie chaque appelant selon vos critères et vous livre un résumé structuré dans votre dashboard.
Exemple concret
"14h, vous êtes en rendez-vous client. Un prospect appelle avec un besoin urgent. Kalyvox qualifie sa demande, et vous retrouvez toutes les infos dans votre dashboard au retour."
Résultats observés
2h gagnées par jour en évitant les rappels inutiles
100% des appels traités, même en déplacement
Demandes qualifiées et priorisées automatiquement
Travail en équipe
Le défi
Dans une équipe, plusieurs personnes reçoivent les mêmes notifications. Résultat : des demandes traitées en double, des appels non suivis, et de la confusion sur qui gère quoi.
La solution Kalyvox
Kalyvox route les notifications selon l'intention détectée. Chaque collaborateur peut s'assigner un ticket pour indiquer qu'il le prend en charge.
Exemple concret
"Un client appelle pour un problème technique. L'équipe support reçoit la notification. Julie s'assigne le ticket : ses collègues voient qu'elle gère cette demande."
Résultats observés
Plus de demandes traitées en double grâce à l'assignation
Notifications ciblées par spécialité
Visibilité claire sur qui gère quoi
Cabinets médicaux
Le défi
Les appels saturent l'accueil pendant les consultations. L'assistante passe plus de temps au téléphone qu'à gérer les patients présents.
La solution Kalyvox
Kalyvox prend les appels, identifie les urgences, qualifie les demandes de rendez-vous et répond aux questions fréquentes (horaires, préparation d'examen).
Exemple concret
"Un patient appelle pour un rendez-vous urgent. Kalyvox détecte l'urgence, collecte les symptômes et vous alerte immédiatement avec une fiche complète."
Résultats observés
Urgences identifiées et remontées en priorité
70% d'appels traités sans mobiliser l'accueil
Patients mieux orientés dès le premier contact
Cabinets d'avocats & professions libérales
Le défi
Identifier les dossiers sérieux parmi les appels exploratoires. Distinguer les urgences des simples demandes de renseignement.
La solution Kalyvox
Kalyvox détecte automatiquement le type de besoin juridique, le niveau d'urgence et les signaux de sérieux pour prioriser vos rappels.
Exemple concret
"Un justiciable appelle pour un litige urgent. Kalyvox détecte qu'il a déjà un dossier en cours et un besoin immédiat. Priorité haute dans votre liste de rappels."
Résultats observés
Dossiers qualifiés avec niveau d'urgence
Moins de consultations sans suite
Besoins concrets identifiés vs simples renseignements
Votre agenda synchronisé, les rendez-vous fixés pendant l’appel
Connectez votre Google Calendar : l’assistant téléphonique consulte vos disponibilités en temps réel, propose des créneaux et confirme le rendez-vous sans que vous ayez à rappeler.
Synchronisation d’agenda
Connexion Google Calendar en quelques clics. Vos événements existants sont pris en compte : aucun double booking.
Créneaux proposés en direct
Pendant l’appel, l’assistant lit vos disponibilités réelles et propose les prochains créneaux compatibles avec vos horaires et vos durées de prestation.
Vos règles, vos limites
Types de rendez-vous, durées, délai minimum, plages autorisées : vous définissez le cadre. Mode confirmation ferme ou pré-réservation à valider.
Confirmation automatique
Le rendez-vous est créé dans votre agenda, récapitulé dans l’appel qualifié et notifié à votre équipe par email ou SMS.
Exemple d’appel
"Je peux vous proposer jeudi 14h30 ou vendredi 9h00. Jeudi 14h30 vous convient ? Parfait, c’est noté, vous recevez la confirmation par SMS."
Et tout repart dans vos outils
Le rendez-vous atterrit dans votre agenda, la demande dans votre CRM, et vos statistiques d'appels sont interrogeables depuis ChatGPT.
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