En dehors des horaires
Le soir, le week-end ou pendant une fermeture, les appels renvoyés vers Kalyvox suivent les scénarios prévus au lieu d’aboutir directement à la messagerie.
CAS D’USAGE
Un appel entrant. La bonne suite selon la situation.
Rendez-vous, urgence, devis, filtrage ou simple information : Kalyvox applique le scénario que vous avez prévu pour ce motif.
Comment Kalyvox traite les principaux scénarios d’appel
QUAND KALYVOX RÉPONDChoisissez quand Kalyvox prend le relais : uniquement hors horaires, lorsque votre équipe ne décroche pas, ou dès le premier appel.
En débordement
Votre équipe reste prioritaire. Les appels non pris peuvent être renvoyés vers Kalyvox lorsque votre opérateur ou votre système téléphonique permet ce type de renvoi.
En continu
Kalyvox devient le premier niveau d’accueil : il comprend le motif puis répond, qualifie, transfère ou déclenche la suite prévue.
AVANT / APRÈS
L’appel cesse d’être une interruption et devient une demande structurée.
Les appels s’accumulent pendant les moments chargés.
Les notes sont reprises de mémoire plus tard.
Urgences et demandes courantes arrivent au même niveau.
L’appelant ne sait pas quelle sera la prochaine étape.
Les appels confiés à Kalyvox suivent vos règles.
La demande est structurée dès la fin de la conversation.
L’urgence détermine automatiquement l’alerte ou le transfert.
L’appelant connaît immédiatement la prochaine étape.
PENDANT L’APPEL
Suivez un appel, de la première phrase jusqu’à l’action.
Exemple : un client demande un dépannage urgent. La même logique s’applique ensuite aux rendez-vous, devis, routages et autres scénarios configurés.
Appels entrants EN DIRECT
Dépannage urgent« Ma chaudière est en panne. »
Informations utilesAdresse · problème · disponibilité
Règle de prioritéUrgent selon vos critères
Demande qualifiée
PRÊTELa demande est prête pour la suite configurée.
Motif, priorité et informations utiles restent réunis avant le transfert ou la transmission.
Prête à traiter
Suite
MotifKalyvoxAction
Transfert lorsqu’une personne doit reprendre la main
Rendez-vous directement lorsque le scénario le permet
Suivi
La prochaine action est explicite.
Rappel, rendez-vous, transfert, alerte ou simple information : chaque scénario se termine par une suite définie.
SITUATIONS COURANTES
Cinq situations où le scénario change vraiment
Le bon traitement dépend moins du téléphone que du contexte : disponibilité de l’équipe, motif, urgence et heure de l’appel.
L'appel qui arrive pendant que vous travaillez
Vous êtes en rendez-vous, en intervention ou au volant. L'assistant prend l'appel, qualifie la demande et vous laisse rappeler au bon moment, avec le contexte complet plutôt qu'un simple numéro.
La demande de rendez-vous
Avec Google Calendar connecté et les règles de réservation configurées, Kalyvox recueille les informations nécessaires puis peut proposer un créneau disponible pendant l’appel.
L'urgence à faire remonter tout de suite
Vous définissez ce qui constitue une urgence dans votre métier et la suite correspondante : transfert vers le contact prévu, alerte ou autre fallback configuré.
Le démarchage et les appels hors périmètre
Démarchage, prestation non proposée ou zone non couverte : vous définissez la réponse et la suite à appliquer à ces demandes hors périmètre.
L'appel hors horaires
Le soir et le week-end, l'assistant annonce vos horaires réels, prend la demande et vous la transmet pour le lendemain matin. L'appelant obtient une réponse immédiate au lieu d'une messagerie.
EXPLORER LES SCÉNARIOS
Que voulez-vous que l’appel accomplisse ?
Choisissez un scénario. Les questions, la logique de routage et la suite attendue restent explicites — et chaque page dédiée reste directement accessible.
APPEL TERMINÉ
Demande qualifiée · suite définie
Motif et informations utiles collectés
Suivi configuré prêt
Prêt à traiterPAR MÉTIER
Voir les métiers Le même cas d’usage change selon le métier.
Une urgence ne signifie pas la même chose pour un plombier, un cabinet dentaire ou un gestionnaire locatif. Les pages métiers détaillent les règles dédiées.
Pour des besoins métier réels documentés, consultez les études de cas Kalyvox.
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