Prise de rendez-vous

Prise de rendez-vous téléphonique par IA

Le client appelle pour un rendez-vous. Kalyvox peut le réserver.

Kalyvox identifie le rendez-vous demandé, collecte les informations prévues et, avec Google Calendar connecté, propose un créneau disponible selon vos règles.

Essayer gratuitement Voir les tarifs

Pensé pour votre métier

Le standard suit le vocabulaire, les priorités et les suites propres à votre activité.

Chaque appel décroché

Pendant les interventions, les pics d’appels ou hors horaires.

Règles selon le motif

Urgence, devis, rendez-vous ou demande courante peuvent suivre des parcours différents.

Contexte utile conservé

Votre équipe récupère le motif, les informations et la prochaine action après l’appel.

Avant / après

Ce qui change quand les appels prise de rendez-vous sont traités immédiatement.

Sans accueil dédié

Prendre un rendez-vous sans interrompre l’équipe

Proposer uniquement les créneaux autorisés

Gérer une demande de déplacement ou d’annulation

Kalyvox

Kalyvox répond pendant que votre équipe est indisponible.

Le motif, les coordonnées et le contexte utile arrivent dans une demande structurée.

Les appels urgents suivent la règle de transfert ou d’escalade que vous avez configurée.

Sur le terrain

Là où ce scénario d’appel se dégrade habituellement.

Les détails changent selon le métier. Le problème reste le même : le téléphone sonne précisément quand votre équipe est déjà occupée.

Prendre un rendez-vous sans interrompre l’équipe

Kalyvox traite la demande pendant que votre équipe travaille, reçoit un client ou répond à un autre appel.

Proposer uniquement les créneaux autorisés

Avec Google Calendar connecté, la réservation respecte les disponibilités et règles que vous avez configurées.

Gérer une demande de déplacement ou d’annulation

Kalyvox peut identifier la demande et appliquer le workflow prévu. Les actions réellement exécutées dépendent de votre configuration.

Continuer à prendre des demandes hors horaires

Les appels renvoyés peuvent être traités 24h/24, avec réservation directe lorsque le calendrier et le scénario le permettent.

Pendant l’appel

L’appelant explique son besoin. Kalyvox le transforme en demande exploitable.

Un client appelle après la fermeture pour prendre rendez-vous la semaine suivante.

Équipe traitant des demandes clients — APPEL EN COURSPrise de rendez-vousVos règles métier sont appliquées en temps réel.

Appel entrant EN DIRECT

Prise de rendez-vousMotif détecté

PrioritéAppliquée selon vos règles

Prochaine actionTransfert · rendez-vous · rappel

Résumé d’appel

QUALIFIÉ

Les informations utiles restent regroupées.

Motif, coordonnées, réponses et prochaine action restent attachés à la même demande.

Prêt pour votre équipe

Routage

AppelantKalyvoxÉquipe

Transfert lorsque le bon interlocuteur accepte

Contexte conservé lorsqu’un rappel est nécessaire

Suite configurée

Un appel, une prochaine action claire.

Kalyvox identifie le type de rendez-vous, recueille les informations prévues et consulte les disponibilités autorisées dans Google Calendar. Si votre scénario le permet, le créneau choisi est réservé directement ; sinon la demande est transmise à votre équipe.

Équipe au travail traitant des demandes clients

DEMANDE QUALIFIÉE

Le contexte est déjà là.

Un client appelle après la fermeture pour prendre rendez-vous la semaine suivante.

Comparer

Secrétariat externe vs standard IA : le comparatif

Quel standard téléphonique choisir pour votre activité de prise de rendez-vous ?

CritèreSecrétariat externaliséKalyvox

DisponibilitéHeures de bureau 24h/24, 7j/7

Coût mensuel800 – 1 200 €/mois À partir de 89 €/mois + usage

Qualification des appelsPrise de message simple Détection d'intention + extraction de critères

PersonnalisationScript fixe Questions dynamiques adaptées au contexte

Prise de rendez-vousManuelle, selon disponibilité du standard Agenda synchronisé, RDV fixé pendant l’appel

Capacité d'appels simultanésLimité au nombre d'opérateurs Illimité

Voir nos tarifs détaillés →

Au-delà du décrochage

L’appel peut se terminer avec la suite déjà engagée.

RENDEZ-VOUS

Réserver dans l’agenda connecté

Kalyvox vérifie les disponibilités et inscrit directement le créneau lorsque le scénario le permet.

Intégration agenda

TRANSFERT

Router l’appel vers la bonne personne

L’appelant est transféré selon le motif détecté et les règles de disponibilité que vous avez configurées.

Voir les fonctionnalités

WORKFLOWS

Envoyer la demande dans vos outils

Email, SMS, Zapier et workflows connectés permettent à la demande de continuer après l’appel.

Voir les intégrations

Fonctionnement

Comment se déroule une prise de rendez-vous par téléphone ?

Avec Google Calendar connecté, Kalyvox peut aller au-delà de la simple prise de message : il vérifie les disponibilités autorisées et réserve pendant l’appel lorsque votre scénario le permet.

1. Comprendre le rendez-vous demandé

Le motif détermine les questions à poser, la durée ou le calendrier à utiliser selon votre configuration.

2. Recueillir les informations nécessaires

Nom, coordonnées et éventuelles informations propres à la prestation sont collectés avant la recherche d’un créneau.

3. Vérifier les disponibilités

Kalyvox consulte Google Calendar et ne propose que les créneaux compatibles avec les règles configurées.

4. Réserver ou transmettre

Si la réservation directe est autorisée, le créneau choisi est inscrit dans l’agenda. Sinon, la demande et les disponibilités souhaitées sont envoyées à l’équipe.

Données utiles

Quelles informations peuvent être qualifiées ?

Type de rendez-vous
Nom et coordonnées
Informations propres à la prestation
Créneaux autorisés
Durée prévue
Agenda concerné

Cas fréquents

Des appels différents, des suites différentes.

Nouveau rendez-vous

Recherche d’un créneau puis réservation directe lorsque l’agenda et le scénario l’autorisent.

Aucun créneau adapté

La demande reste documentée pour que l’équipe reprenne la main au lieu de promettre une disponibilité inexistante.

Report ou annulation

Kalyvox identifie la demande ; l’action réellement exécutée dépend des opérations que vous avez configurées.

Pas d’agenda connecté

Les disponibilités souhaitées sont recueillies et transmises pour confirmation humaine.

Questions fréquentes

Kalyvox peut-il prendre un rendez-vous directement pendant l’appel ?

Oui. Avec Google Calendar connecté et un scénario configuré pour la réservation, Kalyvox peut consulter les créneaux autorisés et réserver celui choisi pendant l’appel.

Que se passe-t-il si aucun agenda n’est connecté ?

Kalyvox peut recueillir le type de rendez-vous, les coordonnées et les disponibilités souhaitées, puis transmettre la demande à votre équipe pour confirmation.

Comment évite-t-il de proposer un créneau indisponible ?

Lorsque Google Calendar est connecté, Kalyvox s’appuie sur les disponibilités de l’agenda et sur les règles que vous avez configurées pour proposer les créneaux.

Peut-il gérer un report ou une annulation ?

Il peut identifier la demande et recueillir les informations nécessaires. La modification ou l’annulation effective dépend des actions prévues dans votre configuration.

Peut-on définir des règles différentes selon le type de rendez-vous ?

Oui. Vos scénarios peuvent demander des informations et appliquer des règles différentes selon le motif de l’appel et le rendez-vous concerné.

La prise de rendez-vous fonctionne-t-elle hors horaires ?

Oui. Les appels renvoyés vers Kalyvox peuvent être traités 24h/24 et la réservation peut être effectuée lorsque votre agenda connecté et vos règles l’autorisent.

Ressources

Aller plus loin sur la gestion des appels.

ARTICLE

Voyez comment Kalyvox traite les appels de votre activité.

Configurez vos règles, testez l’assistant et décidez ensuite.

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