Les défis téléphoniques des capture d'appels hors horairess
« On a réalisé qu'un tiers de nos appels arrivent entre 18h et 21h. C'est exactement quand on est fermés. »
Un tiers des appels arrivent hors horaires
Le soir, le week-end, les jours fériés : vos clients appellent quand ça les arrange, pas quand vous êtes ouvert.
La messagerie vocale ne convertit pas
Moins de 20% des appelants laissent un message. Les autres raccrochent et ne rappellent pas.
Vous découvrez les appels manqués trop tard
Le lundi matin, vous voyez les appels du week-end. Certains prospects ont déjà trouvé ailleurs.
Secrétariat externe vs standard IA : le comparatif
Quel standard téléphonique choisir pour votre activité de capture d'appels hors horaires ?
| Critère | Secrétariat externalisé | Standard IA Kalyvox |
|---|---|---|
| Disponibilité | Heures de bureau | 24h/24, 7j/7 |
| Coût mensuel | 800 – 1 200 €/mois | À partir de 179 €/mois |
| Qualification des appels | Prise de message simple | Détection d'intention + extraction de critères |
| Personnalisation | Script fixe | Questions dynamiques adaptées au contexte |
| Prise de rendez-vous | Manuelle, selon disponibilité du standard | Agenda synchronisé, RDV fixé pendant l’appel |
| Mise en place | 1 à 2 semaines | 15 minutes |
| Capacité d'appels simultanés | Limité au nombre d'opérateurs | Illimité |
Votre agenda synchronisé, les rendez-vous fixés pendant l’appel
Connectez votre Google Calendar : l’assistant téléphonique connaît vos disponibilités {sector} en temps réel, propose des créneaux et confirme le rendez-vous sans rappel de votre part.
Synchronisation d’agenda
Connexion Google Calendar en quelques clics. Vos événements existants sont pris en compte : aucun double booking.
Créneaux proposés en direct
Pendant l’appel, l’assistant lit vos disponibilités réelles et propose les prochains créneaux compatibles avec vos horaires et vos durées de prestation.
Vos règles, vos limites
Types de rendez-vous, durées, délai minimum, plages autorisées : vous définissez le cadre. Mode confirmation ferme ou pré-réservation à valider.
Confirmation automatique
Le rendez-vous est créé dans votre agenda, récapitulé dans l’appel qualifié et notifié à votre équipe par email ou SMS.
Exemple d’appel
"Je peux vous proposer jeudi 14h30 ou vendredi 9h00. Jeudi 14h30 vous convient ? Parfait, c’est noté, vous recevez la confirmation par SMS."
Et tout repart dans vos outils
Le rendez-vous atterrit dans votre agenda, la demande dans votre CRM, et vos statistiques d'appels sont interrogeables depuis ChatGPT.
Exemple concret
Situation
Un prospect appelle à 20h un vendredi pour un devis. Votre bureau est fermé. Il tombe sur le répondeur et raccroche.
Avec Kalyvox
Avec un standard automatisé, l'appel est pris, le besoin est recueilli, et vous recevez la notification. Lundi matin, vous rappelez en premier.
Questions fréquentes
Comment capturer les appels en dehors des horaires d'ouverture ?
Un standard automatisé prend chaque appel 24h/24, recueille la demande et vous transmet une notification. Vous rappelez le lendemain matin avec toutes les informations.
Le standard est-il actif 24h/24 ?
Oui, il fonctionne sans interruption : soirs, week-ends, jours fériés, vacances.
Puis-je personnaliser le message d'accueil hors horaires ?
Oui, vous définissez un accueil spécifique pour les heures de fermeture, avec les consignes que vous souhaitez.
Testez le standard IA Kalyvox
Appelez comme si vous étiez un client. Découvrez exactement ce que vos appelants entendent.
Créer mon compte gratuitementAppel réel — aucune inscription · Numéro local non surtaxé